MIK - REVISI

Penyisiran  = kegiatan rutin pengontrolan drm untuk mencari kemungkinan kesalahan letak DRM , mengembalikan pada letak yg sesuai dg sistem penjajaran, dilakuan juga p’catatan drm yg waktunya retensi

Retensi  = pengurangan berkas rekam medis dr rak penyimpanan (berkas yg inaktif 2 thn)
tujuan : pengabadian n pemusnahan

1.       mengurangi jumlah RM

2.       menyediakan penyimpanan bagi drm baru

3.       mengabadikan formulir RM yg b’guna & pemusnahan form rm

jadwal retensi

retensi dilakukan secara periodik (bulanan, triwulan, tahunan) oleh petugas filling

jadwal retensi disusun oleh panitia dari komite rekam medis yg paham dg RM

pemusnahan  =  kegiatan penghancuran DRM yg berakhir masa fungsi & gunanya, tidak semua DRM dimusnahkan drm bernilai guna diabadikan (ringkasan keluar-masuk, resume penyakit, lembar operasi, PTM, lembar kematian).

Penilaian nilai guna =  Suatu keg. Penilaian terhadap RM medis yg masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan oleh tim pemusnah DRM(komite RM, Komite RM sebagai ketua, staff RM sebagai sekertaris, dan tenaga lain yg terkait) yang ditetapkan direktur RS

Tatacara

Berkas yg dinilai adl yg inaktif slm 2 thn

Kegunaan primer :

-          u/ penelitian, pendidikan

-          guna IPTEK, administrasi, hukum, keuangan

-          pembuktian (jika ada tuntutan dari pasien)

-          sejarah

prosedur

1.       memeisahkan form yg harus diabadikan

2.       mengumpulkan form, sisanya dimusnahkan

3.       ketentuan khusus : anak, mata, Jtg, jiwa

pengabadian n pemusnahan

-          buat daftar telaah

-          buat berita acara

-          eksekusi

-          rm rusak lgsg eksekusi

indeks - daftar kata

istilah penting yang disusun mnrt cara tertentu u/ pncarian kmbali istilah tsb - bambang sofari

kegiatan m’buat tabulasi sesuai kode yg sudah dibuat k dalam indeks2

* pembuatan indeks kewajiban tiap saryankes

* isi : informasi umum u/ identifikasi RM - Depkes RI 1997

Indeks adalah segala sesuatu yang berfungsi untuk mengarahakan, menjadi petunjuk menunjukan atau memudahkan rujukan - AHD

Segala sesuatu yang digunakan sebagai petunjuk, perunut atau yang membantu referensi - AHD

Rekomendasi AHA :

-          RS memelihara beberapa informasi dasar tertentu ,walau RM px telah melampui batas waktu peraturan penyimpanan & sdh boleh dimusnakan

-          Indeks semua px yg telah memperoleh pelayanan & registrasi tetap disimpan permanen

Jenis :

-          I. Utama pasien

-          I. Penyakit

-          I. Kematian

-          I. Dokter

-          I. Operasi

Tujuan :

-          Memudahkan proses rujukan data informasi  ttg sesuatu kusus

Fungsi :

-          Sarana kompilasi kumpulan data yg bersumber dari data RM  pasien 

Guna :

-          Alat pandu petunjuk letak informasi dg acuan judul indek sertaa rinciannya

-          Penuhai b’bagai kepentingan manajemen berdasarkan desain format yang ditentukan    

Metode

Manual : KIUP, buku (pegelompokan scr alfabet)

Komputerize

1 manual  komputer

2 integrasi

KIUP

Berisi data pokok identitas pasien

Hal depan : Nomor, nama, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat lengkap dan wali

Blkg : tgl masuk/keluar, hasil penunjang medis, dokter, no RM

Pengindeksan kiup scr alfabetis

Manfaat :

-          M’cari data px jk tidak bawa KIB

-          Retensi

-          Alban pengisian laporan kunjungan

Indeks penyakit

•          Indeks jenis penyakit diagnose oleh dokter dan kode oleh perekam medik .

•          Asal pasien Rawat Jalan & Rawat Inap

•          Penulisan Indeks dg kode ICD

Guna :

Telusuri RM pasien dg p’yakit yg sama

Laporan morbiditas (penyakit), umur, jk, alamat, haspel

Data statistik RS

Sbr data u/ keputusan manajemen (ex : perencanaan sarana)

P’simpanan

Sederhana :

1 kartu

Berdasarkan kode diagnosis utama atau kode jenis tindakan utama dengan berpatokan urut abjad

Silang :

2 kartu

Pada kartu utama diberi catatan yang menunjuk pada diagnosa kedua/komplikasi/operasi lainnya

Ketentuan penulisan

Tiap operasi menggunakan 1 kartu

Tiap penulisan sesuai ICOPIM

Guna sama dengan Indeks pnykit

Indeks kematian

Tiap sebab penyakit m’gunakan kartu yg sama (1 kartu 1 penyakit)

Tiap sebab kematian diikutin kode icd

Guna : audit mortalitas dan lp. Kematian

Indeks dokter

•       Setiap nama dokter diikuti penulisan dg Kode dokter yg sudah ditentukan oleh RS.

•       Setiap nama dokter menggunakan kartu yg sama (satu kartu untuk satu jenis operasi).

•       Penyimpanan indeks dokter didasarkan nama dokter urut alfabetik.

Guna

Evaluasi kinerja dokter

Menghitung angka kredit untuk promosi  berdasarkan kinerja tsb

kesimpulan

•       Indeks harus rinci & lengkap      memenuhi laporan medis & statistik

•       Bersifat rahasia     perlu adanya kodefikasi tertentu utk beberapa item      mencegah dari akses yg tdk sah

•       Namun prosedur pelepasan info. indeks tdk seketat pada dokumen RM Px

•       Perhatikan siapa saja yg berhak mendapatkan akses & info. thd indeks